Het volledige digitale archief van de Historische Vereniging Oud Leiden (HVOL) is weg. Microsoft-dienst Sharepoint had een overgangsperiode beloofd naar de betaalde versie, maar hield zich daar niet aan. “Alles is weg en het komt niet meer terug ook’’, zegt Martin Hooymans, hoofd ICT van de vereniging.
Onder meer de notulen van bestuurs- en commissievergaderingen, contracten en digitale bestanden van jaarboekjes en periodieke uitgaves, zoals het kwartaalblad OLN, zijn van de site verdwenen.
Tot voor kort konden non-profitorganisaties en verenigingen als de HVOL een gratis licentie krijgen voor Sharepoint, dat een betaalde dienst voor bedrijven is. Hooymans: “Het is een omgeving waarin je gezamenlijk aan een document kan werken. Zeker bij verenigingen is dat nuttig. Het is handig voor archiveren en bij vergaderingen. Je zet je stukken erop en hoeft niet stapels documenten te mailen naar iedereen.”
Onlangs wijzigde Microsoft zijn beleid: iedereen moet nu betalen voor de dienst. Wel kondigde het bedrijf via de mail een overgangsperiode aan. Als de licentie na de gratis periode niet werd omgezet naar een betaalde, zou de data nog drie maanden worden bewaard. Zo konden gebruikers hun gegevens nog veiligstellen. Dat is echter niet gebeurd: Microsoft heeft alle data meteen vernietigd en ook geen back-ups gemaakt. Alles is definitief weg.
Opnieuw beginnen
Gelukkig is niet alles verdwenen; verschillende bestuursleden hebben op onder andere losse harde schijven en USB-sticks back-ups gemaakt. Twee werkgroepen – Geveltekens en Monumentale Kunst – zijn wel alle verzamelde data kwijt en kunnen opnieuw beginnen.
En de HVOL is niet de enige getroffen organisatie. Tienduizenden non-profitorganisaties hebben met hetzelfde probleem te maken. Zoals Hooymans zegt: “Als je als historische vereniging niet mooi archiveert, hoe kun je dan verwachten dat andere clubs hun archieven goed onderhouden?”
Het is een pijnlijke les voor de Leidse vereniging. Hooymans: “Laat dit een waarschuwing zijn voor andere verenigingen die een gratis licentie hebben die binnenkort afloopt.’’
Lees meer over archieven en bibliotheken in het nieuwste nummer van Museumpeil. Als je nu een abonnement neemt voor 2027, krijg je dit nummer cadeau.
Foto: De Witte Singel in Leiden rond 1900, met rechts het gemeente-archief. Beeldbank HVOL.
Via Leidsch Dagblad.
